郵便や宅配便の追跡サービス　発送方法まとめました

契約書やチケット、商品など、大切な郵送物を日々発送されている企業様にとって、未着や遅延は業務に大きな影響を及ぼしかねない重要なリスクです。

 

まずご留意いただきたいのは、普通郵便（はがき・封書など）には、原則として追跡機能が付いていないという点です。確実に相手先に届いたかを確認するには、追跡サービス付きの配送手段を選択する必要があります。

 

では、どのようなケースで追跡機能付きの送達方法を選ぶべきなのでしょうか。

以下のように、重要性・金銭的価値の高い書類や物品を発送する場合には、追跡機能付きの発送方法を推奨いたします。

 

・契約書などの重要書類

・チケットや商品券などの金券類

・ノベルティや販売商品などの物品

 

追跡機能のある発送方法は郵便以外にも、ヤマト運輸や佐川急便など、民間の宅配サービスからも提供されています。

本記事では、発送業務において重要な要素となる「追跡サービス」について、その種類や特徴、活用のポイントをご紹介いたします。

 

 

 

郵便の追跡サービス

 

まず、日本郵便が提供している「追跡サービス」のご紹介です。

以下は、追跡機能を利用できる主な郵便サービスの一例となります。

 

・特定記録郵便　推奨[請求書] [納品書]

郵便物やゆうメールに付けられるオプションで、引受け・配達状況を記録するサービスです。

　┗基本料金に加算＋210円

　┗郵便受けに配達

　┗信書○（郵便の場合）

　┗損害賠償なし

 

・ゆうパケット　推奨[グッズ]

重さ1kgまでの、小さな荷物の発送に便利なサービスです。

　┗250円～360円

　┗郵便受けに配達

　┗信書×

　┗損害賠償なし

 

・レターパック　推奨[請求書][契約書][グッズ][チケット]

全国一律料金で、重要書類や小物の発送に適しております。専用ケースで発送するので、送付用封筒などの制作も不要です。

　┗レターパックプラス：600円、レターパックライト：430円

　┗レターパックプラス：対面受け取り、レターパックライト：郵便受けに配達

　┗信書○

　┗損害賠償なし

 

・書留（一般書留・簡易書留）推奨[チケット]

引受けから配達までの郵便物等の送達過程を記録し、万一、郵便物等（ゆうパックを除きます。）が壊れたり、届かなかった場合に、原則として差出しの際お申し出のあった損害要償額の範囲内で、実損額を賠償します。

　┗一般書留：基本料金に加算＋480円、簡易書留：基本料金に加算＋350円

　┗対面受け取り

　┗信書○

　┗損害賠償あり（簡易書留は原則5万円までの実損額）

 

 

追跡可能な発送方法－民間の宅配サービス

 

上記でご紹介した郵便以外にも、宅配サービスを利用した発送方法を選べば追跡機能を付与することが可能です。当社では、郵便から民間の宅配サービスまで様々な発送方法を取り扱っております。

※料金はお問い合わせください。

 

・クロネコヤマト…ネコポス　推奨[グッズ]

小型の荷物を、宅急便同等のスピードで郵便受けにお届け。

┗郵便受けに配達

　┗信書×

┗日時指定不可

 

・佐川急便…飛脚特定信書便

「信書便物」を特定のサービスでお届けいたします。また、航空機の利用で北海道から沖縄まで翌日のお届けを可能にします。遠隔地へのお届けをお急ぎの場合にもご利用をおすすめします。

　┗対面受け取り

　┗信書○

　┗日時指定可能

 

 

発送物に応じた推奨発送方法と事例ご紹介

 

当社で追跡サービスを付与して発送することが多い事例をご紹介いたします。

 

・契約書

契約書は「信書」に該当するため、その送付には原則として日本郵便のサービスを利用する必要があります。加えて、確実な配達を確認できるよう、追跡機能付きの郵便サービスのご利用を推奨いたします。

 

なかでも当社では、「レターパックライト」による発送をおすすめしております。専用のレターケースは厚紙製であるためある程度の強度があり、書類の保護にも適しています。また、レターパックライトであれば郵便受けへの配達となるため、受取人がご不在の場合でも配達完了できる点も利便性の高いポイントです。もちろん、追跡にも対応しています。

 

なお、着日指定が必要な場合や、不着時の返送先の取り扱いなど、個別の条件がある場合には、レターパック以外の配送方法の方が適しているケースもございます。そうした場合には、内容やご希望に応じて最適な配送手段をご提案いたしますので、ぜひご相談ください。

 

契約書発送の事例はこちら　https://www.fmdb.co.jp/products/833/

 

・チケット発送

金券に相当するチケットを発送する際は、追跡機能があり、補償も付帯する配送方法を選ぶことが重要です。当社では、その条件を満たし、かつコスト面でもバランスの取れた手段として、「簡易書留」での発送を推奨いたします。

 

特に、ライブやイベントなどのチケットは、ファンの方にとって思い出として大切に保管されることも多く、確実かつ丁寧な配送が求められます。

 

簡易書留は、配達状況の追跡が可能なうえ、対面での受け取りが基本となるため、「確実に届いたか」という安心感を得られる点も大きなメリットです。さらに、万が一の紛失・破損時には一定額の補償が適用されるため、貴重なチケットの発送に適した選択肢といえます。

 

チケット発送の事例はこちら　https://www.fmdb.co.jp/products/801/

 

・グッズ発送

小物のグッズや商品を発送する際には、「ゆうパケット」または「ネコポス」のご利用をおすすめしております。

いずれも郵便受けへの配達に対応しているため、再配達の手配や配達状況に関する問合せなど、発送後の対応業務を最小限に抑えることができます。

 

厚さに制限はあるものの、自由な梱包材で発送が可能で、コストを抑えた配送手段として非常に有効です。

当社では、商品の梱包作業から発送手配までを一括して請け負うことが可能ですので、発送業務の効率化をご検討中の企業様にもご活用いただけます。

 

なお、「ネコポス」は法人契約でのご提供サービスとなりますので、ご利用を希望される企業様は、ぜひお気軽にお問い合わせください。

 

各種発送代行の事例はこちら　https://www.fmdb.co.jp/products/457/

 

 

まとめ

 

ここまで、追跡機能付きのさまざまな郵送方法・発送方法をご紹介いたしました。

「届いていない」——そんな発送トラブルを防ぐためにも、追跡サービス付きの発送方法の活用は欠かせません。

 

大切な郵送物を確実に届けるために、発送手段を見直してみませんか？

当社では、これまでの実績と専門的なノウハウをもとに、お客様のニーズに最適な発送プランをご提案しております。

発送業務に関するご相談は、どうぞお気軽にお問い合わせください。