契約書類発送業務
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提供サービス
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- 印刷・デザイン・レイアウト
- 発送代行
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導入前の課題
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- サービス利用者との間に契約書の締結もれが判明し、 緊急で利用状況に基づく契約書面を作成し発送する必要が生じたが、 数千件に及ぶ対象者データを正確に抽出し、そのデータをもとに契約書を 個別に作成することは難しい状況だった
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導入後の効果
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- 顧客データベースとサービス利用状況のデータベースを当社でお預かりし、 対象者と利用サービスの情報をチェック、複数の契約書フォーマットと 利用サービスの組み合わせによる複雑な印字パターンを正確に印字し、 契約書への可変印字、スピーディーに発送することができました
発送方法の提案
着日・差出人表記の指定あり、不着物の戻り先はFMDBにしたいという希望をうけ、適切な発送方法を提案しました。
正確なデータチェック
契約内容が多岐に渡り、契約書面の書式も複数パターン存在するため、対象者・契約内容・必要書式の組み合わせが間違いないかチェックしてほしいとご依頼があり、お客様と当社で抽出データの正確性をダブルチェックしました。
複雑な印字・封入仕様に対応
配送伝票、挨拶状、契約書の3点照合封入が必要だったため、配送伝票のバーコードを利用して機械による照合封入を実施しました。
また、複雑な可変印字パターンも短期間でシステム設計し、ミスなく発送しました。
発送後の不着についても対応
送り先が転居していたなどで届かなかったものは弊社に戻るように手配しました。
それぞれに固有のバーコードを付与することでそれらを読込、不着リストを作成し納品。面倒な不着処理についてもエフエムディービーで対応いたしました。
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