DMに送付状は必要？例文と効果的な書き方のコツ｜株式会社エフエムディービー
更新日：2025.05.26
DM（ダイレクトメール）に添える送付状は、DMを受け取った顧客の関心を引き出し、反応率や成果を高める事ができます。
送付状を活用して「誰から、何のために、何を送付したのか」明確に伝えることで、企業の礼儀正しさや信頼感を伝えられ、DMの内容にも興味を持ってもらいやすくなります。
また、送付状を作成する際は基本的なマナーや構成を押さえることが大前提ですが、相手によって響く言葉や興味を持つポイントは異なります。
そのため、型通りに書くだけでなく、相手の立場や関心に合わせて柔軟に表現を変えていくことが重要です。
この記事では、DMに添える送付状の目的や効果的な書き方のポイントに加えて、ターゲット別の実用的な例文もご紹介します。
開封され、読まれ、反応されるDMを目指して、伝わる送付状のコツを押さえましょう。
目次
DMの企画・作成は、フエムディービーにおまかせください！… 12
DMに添える送付状の目的
送付状とは、DM（ダイレクトメール）などの書類や資料を郵送する際に同封する、挨拶文のことです。
ビジネス文書の一つとして、送付状は「どのような目的で、どんな内容の資料を送付するのか」を簡潔に伝える役割を担っています。
加えて、顧客とのコミュニケーションツールとしても有効に活用できます。
企業からの丁寧な挨拶や説明を添えることで、ただ資料を送るだけの場合と比べ、受け取った相手に安心感や信頼感を与えることができ、DMの内容にもより関心を持ってもらいやすくなります。
また、送付状を添えることで、企業の誠実な姿勢が伝わり、顧客との良好な関係を築くきっかけになります。
受け取った相手が「早速読んでみたい」と感じるような送付状を作成し、DMの成功につなげましょう。
送付状の役割
送付状は、企業と顧客の「橋渡し」となる重要な役割を持っており、DMの効果を最大限引き出すために欠かせない存在です。
まず、受け取った相手に「誰から」「何のために」「どのような資料が」届いたのかを明確に伝えることで、内容を理解してもらいやすくなります。
また、企業の理念やサービスに対する思いを簡潔に添えることで、相手に誠実な印象を与え、信頼関係の構築につながると考えられます。
送付状は単なるあいさつ文にとどまらず、企業の印象を決める「顔」とも言える存在なのです。
顧客の関心を引くために
効果的な送付状を作成するには、相手の立場や関心に寄り添った工夫が欠かせません。
たとえば、冒頭に相手への気遣いや季節感のあるひと言を添えるだけで、親しみやすい印象になります。
さらに、同封資料の魅力や受け取るメリットをわかりやすく端的に伝えることで、「ちょっと読んでみようかな」と思ってもらえる可能性が高まります。
送付状は、開封された瞬間から顧客の関心を引きつける「ひと工夫」が光る文章であることが大切です。
DM送付状の基本構成とは？
送付先が企業であれ個人であれ、送付状は基本的にビジネス文書としての形式を守り、相手に丁寧で誠実な印象を与えることが大切です。
以下の順番で構成すると内容が伝わりやすく、信頼感のある送付状になります。
１．送付年月日
文書を作成・発送する日付を右上に記載します。
西暦・和暦どちらでも構いませんが、企業の文書全体で表記を統一しましょう。
２．送付先（宛先）
相手の会社名、部署名、担当者名の順に左寄せで記載します。
担当者名の後には「様」を付けるのが一般的ですが、不明な場合は「ご担当者様」と記載します。
３．差出人情報
自社の会社名、部署名、担当者名を記載します。
こちらは右寄せで、送付年月日の下に記載するのが一般的です。
４．タイトル
送付状の目的がひと目でわかるよう、中央揃えでタイトルを記載します（例：「資料送付のご案内」や「〇〇のご提案について」など）。
５．頭語と結語
文章の冒頭には「拝啓」などの頭語を、文章の最後は「敬具」などの結語で締めます。（頭語と結語はセット使いします）
６．挨拶文
いきなり本題に入らず、はじめに時候の挨拶や日頃の感謝の気持ちを伝えることで、丁寧な印象を与えます。
７．本文
本題として、今回の送付目的や、送付資料の概要を簡潔に説明します。
何を、なぜ送ったのかを明確に伝えることがポイントです。
８．記
本文、結語の後に改行して、中央に「記」と書きます。
９．送付内容
左寄せで、同封した書類の名前や部数などを箇条書きで記載します。
１０．以上
最後に右寄せで「以上」と記載し、送付内容の終わりを示します。
このように、形式に則った構成と礼儀正しい表現を心がけることで、受け取る相手に安心感や信頼感を届けることができます。
■BtoBとBtoC/ターゲット別の作成ポイント
送付相手が企業か個人かによって、ふさわしい表現は異なります。
相手に合わせた書き方を意識することが、伝わる送付状作成のポイントです。
・BtoB（企業向け）の送付状の場合
ビジネスのやりとりでは、相手企業から「信頼できる相手」と思われることが何よりも重要です。
送付状もその一部として見られるため、丁寧で誠実、かつ安定感のある文体を使うことが求められます。
また、読み手が「多忙なビジネスパーソン」であることを前提とし、要点がすぐ伝わる構成・文章が好まれます。
形式的な挨拶や記載項目を正しく使うことで、企業としての信頼感や誠実さが伝わります。
・BtoC（個人向け）の送付状の場合
相手が「生活者」であることを意識し、心に寄り添うような共感のある語りかけが効果的です。
親しみやすく温かみのある言葉遣いを心がけ、読みやすい文量でわかりやすく伝えることが大切です。
また、魅力的なイラストや目を引く色付き用紙を取り入れることで、「素敵だな」「ちょっと見てみようかな」と感じてもらえるような、印象に残る工夫も有効です。
DM送付状の例文集
「送付状って、どんなふうに書けばいいの？」「興味を引くような文章が思い付かない」そんな方のために、送付状の例文をご紹介します。
新規顧客へのアプローチ、しばらく利用のなかった休眠顧客へのご案内、そしてイベントのご招待など、目的に合わせて伝え方を工夫することがポイントです。
新規顧客向けの送付状例文
新規顧客向け送付状では、「初めての接点」であることを意識し、丁寧な第一印象を与えることが大切です。
形式的になりすぎず、簡潔で読みやすい文面を心がけましょう。
また、同封資料を「どう活用できるか」を一文でも伝えると、関心を引きやすくなります。
販売促進DMの送付状例文
販売促進DMでは、「商品・サービスのメリットを明確に伝える」ことが最大のポイントです。
受け取った側が「自社にとって役立つ」と感じられるよう、短くても効果的なベネフィット表現を本文に盛り込みましょう。
また、限定キャンペーンや特典がある場合は、その旨を強調するのも有効です。
休眠顧客への送付状例文
休眠顧客向けの送付状では、「関係の再構築」を第一に意識することが重要です。
久しぶりのご連絡になるため、冒頭で丁寧な挨拶とお詫びの一言を入れると印象が柔らかくなります。
また、過去の取引や関心に触れながら、「今、再びご案内する理由」を簡潔に示すことで、読み手の関心を引きやすくなります。
加えて、特典や限定オファーがあれば積極的に記載しましょう。
イベント招待のDM送付状例文
イベント招待の送付状では、「来てみたい」と思ってもらえるような親しみやすさと期待感が大切です。
冒頭では丁寧な挨拶と感謝の言葉を添え、本文ではイベントの目的や見どころ、参加するメリット（特典や新情報など）を簡潔に伝えましょう。
また、開催日時や場所がわかりやすい資料を同封し、「お気軽にご来場ください」といったやわらかい誘いの表現で締めくくると効果的です。
送付状を書くためのコツ
送付状は、DMの内容を示すだけでなく「人と人とのやりとり」の温かみを感じさせる大切なツールです。
形式を守るだけでなく、読み手に伝わる配慮や工夫があると、好印象を与える送付状が作成できます。
送付状を作成する際は、以下のポイントを意識してみましょう。
礼儀正しく簡潔に
送付状はビジネス文書の一つなので、丁寧な言葉遣いと基本的な文書マナーが求められます。
ただし、長くなりすぎると読み手の負担になるため、内容は用紙1枚に収まる程度に簡潔にまとめるのが理想です。
売り込まない
送付状はあくまでも「案内・紹介・情報提供」の文書であり、営業文やセールストークのような内容は避けるのが基本です。
強引な印象を与えると、かえって読み手の反感を買う可能性があります。
自然に興味を引くには、「必要があればお役立てください」という控えめで思いやりのある表現が効果的です。
忌み言葉を避ける
ビジネス文書、特に贈り物や挨拶を伴う文書では、縁起の悪い「忌み言葉」は避けるのがマナーです。
特に以下のような言葉には注意しましょう。
・切れる
・壊れる
・終わる など
代わりに、「区切り」「新たに」「整える」など、前向きで柔らかい言葉に置き換えましょう。
季節の挨拶を添える
冒頭に入れる時候の挨拶は、日本のビジネスマナーとして定着しており、送付状にも自然な丁寧さを加えてくれます。
また、時候の挨拶は少し堅苦しい印象を与えることもあるため、個人向けのDMの場合など、相手との関係性によって少し砕けた表現にすることも可能です。
相手に喜ばれる気遣い
送付状には、読み手が「自分に関係のある内容だ」と感じられる工夫を盛り込むことで、特別感を与えることができます。
こうした気遣いが、DMの開封率を高める効果にもつながります。
例）
・相手の過去の購入履歴や興味をふまえた一言
・忙しい相手を気づかう文章
発送前後のフォローアップ
送付状を送ったあとは「送りっぱなし」にせず、適切なフォローを行うことで相手との信頼関係を深めることができます。
数日後に「ご案内はお手元に届いておりますでしょうか？」と、メールやお電話で一言お伺いするだけでも、丁寧な印象を与えられます。
送付状とフォローをセットで考える姿勢が、企業やブランドへの信頼につながります。
DMの企画・作成は、エフエムディービーにおまかせください！
ダイレクトメールの効果を最大限に引き出すには、企画から制作、発送までを一貫して行う体制と、きめ細やかな対応力が欠かせません。
株式会社エフエムディービーでは、「高品質・低コスト・スピーディー」をコンセプトに、DMや送付状の企画・ディレクション・デザイン・データ処理・発送までをワンストップで対応しております。
各工程には専任スタッフがつき、お客様ごとの課題に合わせて柔軟にサポート。
自社スタッフならではのスピーディーでフレキシブルな対応力で、DMの開封率アップや配送コストの削減にも貢献します。
印刷や発送のみのご依頼にも対応可能ですので、「部分的に頼みたい」というニーズにもぴったりです。
送付状の作成やDMのご相談は、ぜひエフエムディービーにおまかせください。
▼詳しくは、ホームページをご覧ください。
まとめ
送付状をダイレクトメール（DM）に添えることで、開封率の向上や顧客との信頼構築といった効果が期待できます。
ただのあいさつ文と思われがちな送付状ですが、「誰に・なぜ・何を届けたのか」を的確に伝えることで、相手に「自分ごと」として受け取ってもらえる可能性が高まります。
丁寧な言葉遣いや、相手を思いやる一言が加わるだけで、DMの印象は大きく変わります。
ぜひ送付状を戦略的に活用し、営業やマーケティングの成果を高めましょう。
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